会議において、時系列による司会進行と、優先順位による必要性をどのように受け止めることが出来るのだろうか？

最近、同業他社と今年、取り上げる会議の議題について話し合った。私が、司会進行を行ったわけだが、話がややこしくならないようにするために、時系列による会議の進行を行い、優先順位を決定していった。具体的には、次のようなものである。

１、       昨年1年間に議題として話し合ったことを、振り返る。
２、       今年1年間に話し合いたい議題について、各人意見を出してもらう。
３、       各人の意見をまとめて、優先順位を付け、年間のスケジュールに落とし込む。

こうした手順で、会議を進めた。そうすると、見えてきたことがいくつかある。一つは、昨年1年間で、結構、まじめな議題で会議が進んでいたことを確認することが出来た。次に、わかったことは、今年、取り上げる会議の議題について話し合った結果、同業他社が、何に関心があるかについて、明らかになってきた。あとは、行政が行うことやスケジュールを参考にしたうえで、年間のスケジュールに落とし込む作業がわかった。やはり、一人では、不十分なことでも、会議によって、様々な見方が出来ることを知ることが出来る。

話し合いは、録音されているので、事務方によって、議事録を作成する。弊社が、必ず行っていることは、会議の議事録を取っていること、そして、その議事録を関係する人に情報を共有出来るようにすることである。いわゆる、ガラス張りの経営を心がけている。当然、関係する人には、情報を共有する必要があるからだ。また、会議の欠席者にも、議事録をファックスすることによって、会についての認識を保っていただくようにしている。

以前、ある方から聞いた話がある。「難しいことは、簡単にまとめて話し、簡単なことほど、いろんな観点から難しくすることが必要だ。」何のことだろう？と、その当時、思っていたのだが、よくよく考えてみると、そうかもしれないな！と、思えることがある。

話がややこしくならないようにするために、時系列による会議の進行を行い、優先順位を決定していったことは、一つの会議の進め方として、有効であるように思える。また、人とのコミュニケーションの取り方としても、参考になるのではないだろうか？