仕事を何でも引き受けて、いっぱいいっぱいになっている人がいるかと思うと、たくさんの仕事を引き受けても悠々としている人もいる。どこがどう違うのだろうか。
仕事がたくさんある場合は、まず今抱えている仕事を表にしてみよう。そして、４つのキーワードから分類してみることだ。
① 重要であり、緊急性が高い
② 重要であるが、緊急性は高くない
③ 重要でないが、緊急性は高い
④ 重要でなく、緊急性も低い
大抵このあたりを瞬時に判断して対応するのが経営者であるが、まだまだ経験の浅い人はどうすれば良いのか？それは、効果的な仕事をしている人の真似することである。特に企画の仕事をしている人などの中には、優先順位をつけてすずしい顔で仕事をしている人が多い。
先ほど挙げた①～④の分類を述べた。そして、①～④は優先順位を表しているのだが、②番目と③番目が逆になることが多々見られる。１年程前に、横浜のスタッフに電話をしたとき、その人が駅の構内を走っていてハァハァと息を切らしながら電話に出るのである。留学生がトラブルを起こしているというのだ。確かに重要ではないが、緊急性は高いということになるだろうが、別に駅の構内で走らなくても、この会社の代表が電話をしてきたのだから、少し歩いて話せば良い。②と③が逆である。
もう一つできることは、仕事の効率が悪い人は、優先順位の低い仕事を抱え込んでしまうのだ。恐らく、同僚や後輩でもできる仕事を自分がしないと収まらないと思っているのだろうか？その場合、より重要な仕事は自分が行い、簡単な仕事は他の人に任せるようにすると良い。しかし、相手のことを考えて、ケアすることを忘れないようにしたい。
何か目標を設定し、全員で共有していくやり方にブレーンストーミングと言う方法がある。やや大きめの付箋を使って、記入してもらう。ブレーンストーミングとは、各人が自由に思いついたままに、一つの問いかけに対して答える方法である。それらをまとめて、相関図を作り、さらにカテゴリーごとに分類して、特性要因図を作成する。このようにして、複数の人のコンセンサス（合意）をへて、物事の方向性をはっきりさせる。
大きな流れから、小さな流れに至るまで、ブレーンストーミングを使う事によって、それまでに考えつかなかったアイデアに至る場合がある。弊社のこのやり方を取り入れて、会議を楽しくするエッセイを作っていこうと思っている。
ただし、この方法をとるときは、次の点に注意しなければならない。
- 他の人の発言に対して批判してはならない。
- 自分の意見が絶対だという見方を表さない
- 意見を出すのに、個人差があることを認めなければならない。
- 会議の司会者や、決定権者がいる場合、それらの人によって話し合いの方向性が決定づけられないようにする。
などである。特性要因図が出来たなら、次は、優先順序を付けることである。
この点については、次回に取り上げたいと思う。
この言葉は、ナポレオン戦争の戦後処理と新たな国際秩序の建設を巡るオーストラリア外相メッテルニヒ主催のウィーン会議（1814～1815）が、晩餐会、舞踏会、音楽会三昧で一向に議事が進行しない様を風刺した言葉と言われています。
あなたが進める会議が、こうしたことになっていないでしょうか？
今回より、会社の中で進める会議のあり方、学校やコミュニティーでの会議のあり方、進め方、ＰＴＡや主婦の方が自分たちで開くホームパーティについてなど、幅広く適用でき、なるほど！と、言わせるような内容にしていきたいと思いますので、よろしくお願い致します。
ちなみに、今回、第一回目は、・・・
会議の場所を、コーディネートする！・・・についてです。
もし、あなたが、会社の社長であれば、会議室をどのようにコーディネートしているでしょうか？やはり、会議が楽しくなる工夫は、必要です。できれば、天井は、低いよりも高いほうが良いです。高さが240センチよりも270センチ以上あったほうが良いでしょう。また、壁紙は、寒色よりも暖色を使ったほうが良いと思います。
直接照明より、間接照明を使ったほうが良いかもしれず、天井からの照明であっても、ＬＥＤライトを使って、露出しなければ、柔らかい光になるでしょう。
スピーカーを使うのであれば、天井にスピーカーを付けると、非常に疲れることを覚えておきましょう。前の演壇の両側にあって、対等なところから音が出るようにして、音質にも気を付けましょう。マイクがハウリングなど起こさないように、注意も必要です。
椅子と、テーブルにも注意を払いましょう。基本的に、四角いテーブルは、議論を尽くすときに適切であり、円満に話をまとめたい場合、丸いテーブルを使うと良いと言われています。
テーブルの色や、椅子の色も、会議室の雰囲気に合ったものにしましょう。白を基調にして、赤やオレンジ、黄色を取り入れても良いですよ。何か、ポップな感じが必要です。決まりきった会議にならないようにしましょう。
創造的な仕事をするクリエーターたちは、非常に自由な空間の中で、会議を開く場合があります。お金に余裕があるなら、北欧の会議用家具などを検討するのも良いかと思います。
いずれにしても、型からでも良いですので、会議を有意義に進めることを考えましょう・・・
