仕事の効率を上げる優先順位のつけ方

仕事を何でも引き受けて、いっぱいいっぱいになっている人がいるかと思うと、たくさんの仕事を引き受けても悠々としている人もいる。どこがどう違うのだろうか。

 仕事がたくさんある場合は、まず今抱えている仕事を表にしてみよう。そして、4つのキーワードから分類してみることだ。

① 重要であり、緊急性が高い
② 重要であるが、緊急性は高くない
③ 重要でないが、緊急性は高い
④ 重要でなく、緊急性も低い

大抵このあたりを瞬時に判断して対応するのが経営者であるが、まだまだ経験の浅い人はどうすれば良いのか?それは、効果的な仕事をしている人の真似することである。特に企画の仕事をしている人などの中には、優先順位をつけてすずしい顔で仕事をしている人が多い。

先ほど挙げた①~④の分類を述べた。そして、①~④は優先順位を表しているのだが、②番目と③番目が逆になることが多々見られる。1年程前に、横浜のスタッフに電話をしたとき、その人が駅の構内を走っていてハァハァと息を切らしながら電話に出るのである。留学生がトラブルを起こしているというのだ。確かに重要ではないが、緊急性は高いということになるだろうが、別に駅の構内で走らなくても、この会社の代表が電話をしてきたのだから、少し歩いて話せば良い。②と③が逆である。

もう一つできることは、仕事の効率が悪い人は、優先順位の低い仕事を抱え込んでしまうのだ。恐らく、同僚や後輩でもできる仕事を自分がしないと収まらないと思っているのだろうか?その場合、より重要な仕事は自分が行い、簡単な仕事は他の人に任せるようにすると良い。しかし、相手のことを考えて、ケアすることを忘れないようにしたい。

2018年1月30日